GDPR Compliance para Pequenas e Médias Empresas (PMEs)- Onde devo começar?
Saiba como garantir o cumprimento do RGPD na sua empresa. Conheça os 5 passos essenciais para proteger dados pessoais e cumprir as obrigações legais.
A sua empresa cumpre o RGPD?
Quer tenha uma pequena empresa, uma startup ou uma organização já estabelecida, é provável que trate dados pessoais diariamente.
Dados de clientes, informações de colaboradores, contactos de fornecedores, registos de utilizadores do website e bases de dados de marketing são apenas alguns exemplos.
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) também se aplica às pequenas e médias empresas. No entanto, as obrigações concretas dependem da atividade desenvolvida, da natureza dos dados tratados e dos riscos associados.
Por onde deve começar?
5 passos essenciais para cumprir o RGPD
1. Identifique os dados pessoais que a sua empresa trata
Comece por identificar que dados pessoais recolhe, de onde vêm, para que finalidades são utilizados, quem tem acesso e durante quanto tempo são conservados.
Inclua dados de clientes, colaboradores, fornecedores e utilizadores do website.
2. Identifique os fundamentos de licitude
Cada atividade de tratamento deve ter um fundamento de licitude válido nos termos do RGPD.
Consoante a situação, poderá tratar-se da execução de um contrato, do cumprimento de uma obrigação legal, de interesses legítimos ou do consentimento.
Importa lembrar que o consentimento não é o único fundamento de licitude e não deve ser utilizado automaticamente para todas as atividades.
3. Reveja a documentação de proteção de dados
A empresa deve disponibilizar informação clara aos titulares dos dados sobre a forma como utiliza os seus dados pessoais.
Isto inclui, entre outros elementos, políticas de privacidade, informação de privacidade do website e, quando aplicável, informação sobre cookies e políticas internas de proteção de dados.
4. Proteja os dados e reveja os fornecedores
Implemente medidas técnicas e organizativas adequadas, controle os acessos à informação e assegure que os fornecedores e prestadores de serviços cumprem as suas obrigações em matéria de proteção de dados.
Sempre que terceiros tratem dados pessoais por conta da sua empresa, poderá ser necessário celebrar um contrato de subcontratação de dados pessoais.
5. Crie procedimentos e acompanhe a conformidade
A empresa deve estar preparada para responder aos pedidos dos titulares dos dados, gerir violações de dados pessoais e rever regularmente as suas práticas.
Consoante a natureza e os riscos dos tratamentos, poderão existir obrigações adicionais, como manter um Registo das Atividades de Tratamento (RAT) ou realizar uma Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados (AIPD).
A sua PME precisa de um DPO?
Nem todas as PME são obrigadas a designar um Encarregado de Proteção de Dados (EPD/DPO).
Nos termos do artigo 37.º do RGPD, esta obrigação aplica-se, em termos gerais, às organizações cujas atividades principais envolvam o controlo regular e sistemático de pessoas em grande escala ou o tratamento em grande escala de categorias especiais de dados pessoais ou de dados relativos a condenações penais e infrações.
Mesmo quando a designação não é obrigatória, recorrer a apoio especializado em proteção de dados pode ajudar a identificar falhas e a estabelecer práticas adequadas.
O cumprimento do RGPD é uma responsabilidade contínua
Ter uma política de privacidade no website não é suficiente.
O cumprimento do RGPD exige que a empresa conheça os tratamentos de dados que realiza, implemente medidas de proteção adequadas e reveja regularmente as suas práticas.
Para muitas PME, gerir estas responsabilidades internamente pode ser um desafio, sobretudo quando não existe conhecimento jurídico ou especializado em proteção de dados.
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Na Consuflix, ajudamos empresas a implementar e manter uma estrutura de proteção de dados através de serviços de Data Protection as a Service (DPaaS) ou Encarregado de Proteção de Dados (EDP)
Desde avaliações de conformidade e documentação até ao acompanhamento contínuo e serviços de DPO externo, disponibilizamos apoio especializado e adaptado às necessidades de cada organização.
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