Precisa de um DPO Externo? Um Guia Prático para Empresas
Saiba quando a sua empresa precisa de um Encarregado de Proteção de Dados, quais as vantagens de contratar um DPO externo e como garantir o cumprimento do RGPD.
A sua empresa precisa de um Encarregado de Proteção de Dados?
Praticamente todas as empresas tratam dados pessoais, seja através de bases de dados de clientes, informações de colaboradores, campanhas de marketing ou plataformas digitais.
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) determina que determinadas organizações são obrigadas a designar um Encarregado de Proteção de Dados (EPD ou DPO).
No entanto, mesmo quando essa designação não é obrigatória, ter acesso a conhecimento especializado em proteção de dados pode ajudar a empresa a gerir riscos e a cumprir as suas obrigações legais.
E não precisa necessariamente de contratar um colaborador a tempo inteiro. Os serviços de DPO externo representam uma alternativa flexível e eficiente.
Quando é obrigatório nomear um DPO?
Nos termos do artigo 37.º do RGPD, a designação de um DPO é obrigatória quando:
A organização é uma autoridade ou organismo público, com algumas exceções.
As atividades principais envolvem o controlo regular e sistemático dos titulares dos dados em grande escala.
As atividades principais envolvem o tratamento em grande escala de categorias especiais de dados pessoais, como dados de saúde, biométricos ou genéticos, ou dados relativos a condenações penais e infrações.
Isto não significa que todas as empresas que tratam dados pessoais tenham de nomear um DPO. A obrigatoriedade depende da natureza, âmbito, finalidades e escala das atividades de tratamento.
Em Portugal, deve também ser considerado o artigo 13.º da Lei n.º 58/2019.
Mesmo quando não existe uma obrigação legal, a designação voluntária de um DPO pode representar uma mais-valia para a organização.
É possível contratar um DPO externo?
Sim. O RGPD permite expressamente que o DPO seja designado com base num contrato de prestação de serviços.
Isto significa que a empresa pode recorrer a um profissional ou entidade especializada, em vez de contratar um colaborador interno.
O DPO externo está sujeito aos mesmos requisitos profissionais e de independência que um DPO interno, incluindo conhecimentos especializados, acesso direto à direção e ausência de conflitos de interesses.
A responsabilidade pelo cumprimento do RGPD continua a pertencer à empresa. O DPO aconselha, acompanha e monitoriza o cumprimento das obrigações legais.
Quais as vantagens de contratar um DPO externo?
Para PME, startups e empresas em crescimento, contratar serviços de DPO externo pode trazer várias vantagens:
1. Redução de custos
Acesso a conhecimento especializado sem os custos associados à contratação de um colaborador a tempo inteiro.
2. Conhecimento especializado
Acompanhamento profissional em matéria de RGPD, legislação aplicável e gestão prática da proteção de dados.
3. Independência
Uma perspetiva externa e independente que permite identificar falhas de conformidade e potenciais riscos.
4. Flexibilidade
Serviços ajustados à dimensão, atividade e necessidades da empresa, com possibilidade de adaptação à medida que o negócio cresce.
O que faz um DPO externo?
Dependendo dos serviços contratados, um DPO externo pode apoiar a empresa em diversas matérias, incluindo:
Monitorização do cumprimento do RGPD.
Revisão de políticas de privacidade e documentação.
Análise de contratos de tratamento de dados e transferências internacionais.
Aconselhamento sobre Avaliações de Impacto (AIPD/DPIA).
Apoio na gestão de violações de dados pessoais e pedidos dos titulares.
Sensibilização e formação dos colaboradores.
Interlocução com as autoridades de controlo e titulares dos dados.
O objetivo não é apenas garantir que a documentação está em ordem, mas integrar a proteção de dados no funcionamento diário da empresa.
Precisa de um DPO externo?
Quer a sua empresa esteja legalmente obrigada a designar um DPO, quer necessite simplesmente de apoio especializado em proteção de dados, a contratação externa pode ser uma solução prática e eficiente.
Na Consuflix, disponibilizamos serviços de DPO Externo e Data Protection as a Service (DPaaS), ajudando as empresas a gerir as suas responsabilidades em matéria de proteção de dados através de um acompanhamento especializado, prático e contínuo.
Trabalhamos com startups, PME e empresas estabelecidas, disponibilizando o conhecimento necessário sem a complexidade de criar um departamento interno de proteção de dados.
Procura um DPO externo para a sua empresa?
Contacte a Consuflix e descubra como podemos ajudar a sua organização a gerir a proteção de dados e a cumprir o RGPD.
